Evenement organiseren

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning aanvragen levert u het volgende aan:

• een volledig ingevuld aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier is terug te vinden onder aan deze pagina
• een plattegrond op schaal van het terrein waar het evenement gehouden wordt
• een veiligheidsplan
• een draaiboek
• gaat het om een vechtsportgala? Dan levert u bij de aanvraag ook een volledig ingevuld Bibob-formulier in

De aanvraag stuurt u per e-mail naar apv@heuvelrug.nl of per post naar gemeente Utrechtse Heuvelrug, Postbus 200, 3940 AE in Doorn.

1. Meld het evenement vóór 1 november aan voor de evenementenkalender met het formulier aanmelding evenementenkalender onderaan deze pagina
2. In december stellen wij de evenementenkalender vast. Goedgekeurde evenementen staan op de evenementenkalender. Staat uw evenement er niet op? Dan nemen wij telefonisch contact met u op om te kijken wat eventueel wel mogelijk is
3. Is uw evenement wel geplaatst? Dan ontvangt u een brief met daarin de aanvraagtermijn voor uw evenement

Als wij uw vergunningsaanvraag hebben ontvangen controleren wij of de aanvraag compleet is. Is dit niet het geval dan vragen wij u de aanvraag aan te vullen. Een complete aanvraag toetsen wij aan de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Evenementen zijn onderverdeeld in categorie A, B of C. In welke categorie uw evenement valt, hangt onder andere af van de risico’s die het evenement met zich meebrengt. Bijvoorbeeld openbare orde, veiligheid, volksgezondheid, bescherming van het milieu, geluidsoverlast of verkeer.

• Categorie A-evenement: heeft weinig impact op de openbare orde, de directe leefomgeving en het verkeer.
• Categorie B-evenement: heeft een grote impact op de openbare orde, directe leefomgeving en het verkeer.
• Categorie C-evenement: bij een C-evenement zijn er grote risico’s, is er een grote impact op de openbare orde, gaat het om een groter gebied dan de directe leefomgeving en zijn er regionale gevolgen voor het verkeer. Wij vragen bij een C-evenement ook advies aan verschillende adviseurs. Naar aanleiding van deze adviezen besluiten wij een vergunning wel of niet te verlenen.

• Categorie A-evenement: 8 weken
• Categorie B-evenement: 12 weken
• Categorie C-evenement: 14 weken

Alle termijnen kunnen eenmalig voor dezelfde periode verlengd worden. Wij brengen u hier op tijd van op de hoogte.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning brengen wij kosten in rekening: leges. Per categorie is dat een ander bedrag.

• Melding: gratis
• Categorie A-evenement: € 116, 20 in 2023
• Categorie B-evenement: € 278,65 in 2023
• Categorie C-evenement: € 1317,90 in 2023
• Bij een ingetrokken vergunningsaanvraag betaalt u 50% van het oorspronkelijke bedrag

Voor het in behandeling nemen van aanvraag voor een evenementenvergunning bent u leges verschuldigd. Sommige evenementen kunnen in aanmerking komen voor vrijstelling van de leges indien het een niet-commerciële activiteit of evenement zonder enige vorm van winstoogmerk betreft en aan de onderstaande voorwaarden voldoet:

• de uitoefening van een niet-commerciële activiteit of het evenement ten doel stelt van maatschappelijke, sociale, liefdadige, godsdienstige, educatieve, culturele aard te zijn, ter bevordering van het algemeen belang;
• inkomsten gegenereerd mogen worden, waarbij die inkomsten ten goede komen voor instandhouding van de betreffende activiteit, het evenement of het goede doel, en niet tot doel heeft enige vorm van financieel gewin te boeken; en
• waarbij de activiteit of het evenement in hoofdzaak wordt verricht door vrijwilligers.

Hoe komt u voor de vrijstelling in aanmerking

Als u in aanmerking wilt komen voor de vrijstelling dient u aan te tonen dat u aan bovenstaande voorwaarden voldoet. Dat kunt u doen door bijvoorbeeld het aanleveren van de statuten (alleen bij vereniging en stichting) en de begroting van de activiteit of evenement. Deze stukken kunnen aangeleverd worden tot aan de besluitvorming (vergunning of weigering). Na besluitvorming kunt u geen aanspraak meer maken op de vrijstelling en bent u leges verschuldigd.

Bent u het niet eens met het besluit dan kunt u binnen 6 weken na het besluit bezwaar maken. Op de pagina Bezwaar maken staat meer informatie over dit onderwerp.

Ook als de foodtruck op uw eigen terrein wordt geplaatst kan dit niet zonder een incidentele standplaatsvergunning. Uw eigen terrein wordt immers vanaf een vaste, in de openbare en de openlucht gelegen plaats, door de plaatsing van een foodtruck, opengesteld voor publiek.

Incidentele standplaatsen zijn standplaatsen voor een korte tijd. De aanvrager kan zelf een voorstel voor een locatie doen. De vergunning is eenmalig geldig en mag maximaal twee dagen worden ingenomen. Incidentele standplaatsvergunningen worden per kwartaal eenmalig verleend voor de duur van maximaal twee dagen achtereen.

Het aanvragen van een standplaatsvergunning kan via het aanvraagformulier op de website van onze gemeente.

Gaat u een straatfeest organiseren? U heeft geen vergunning nodig voor een straatfeest als u voldoet aan de voorwaarden voor een melding. De voorwaarden voor een melding vindt u bij de algemene informatie over melden. Wanneer u niet aan de voorwaarden voldoet is een melding niet genoeg. In dat geval vraagt u een evenementenvergunning aan.

Wilt u een rommelmarkt organiseren die voor publiek toegankelijk is? Afhankelijk van de locatie moet u dit melden of een vergunning aanvragen.

Voor het laten horen van muziek of het verkopen van alcoholische dranken vraagt u een aparte vergunning of ontheffing aan.