Een 'evenement' is 'een voor elk publiek toegankelijke verrichting van vermaak of samenkomst'. Bijvoorbeeld een braderie, kermis, straatfeest, buurtbarbecue, optocht, festival, filmopnames (buiten de privésfeer), open dag, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg. Voor het organiseren van een evenement doet u een melding of vraagt u een evenementenvergunning aan. Een aantal voorwaarden bepalen of u alleen een melding doet of een aanvraag voor een evenementenvergunning. 

Een evenement melden, wat zijn de voorwaarden?

  • het evenement duurt één dag
  • het aantal aanwezigen is niet meer dan 150 personen
  • het evenement wordt gehouden tussen 10.00 en 24.00 uur
  • er is geen muziek voor 07.00 uur of na 24.00 uur
  • het evenement is niet op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats van een doorgaande weg
  • het evenement is geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten
  • er worden alleen maar kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25m2 per object
  • er is een organisator aanwezig

Voldoet uw evenement aan alle voorwaarden? Dan doet u minimaal 10 werkdagen voor het evenement een melding. 

Het is tijdelijk niet mogelijk uw evenement online aan te melden. U kunt gebruik maken van de pdf onderaan deze pagina.

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden voor een melding? Vraag dan een vergunning aan.

Aanvraagtermijnen evenementenvergunning

  • Categorie A-evenement: minimaal 8 weken voor het evenement
  • Categorie B-evenement: minimaal 12 weken voor het evenement
  • Categorie C-evenement: minimaal 14 weken voor het evenement

Een evenementenvergunning aanvragen

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning aanvragen levert u het volgende aan:

  • een volledig ingevuld aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier is terug te vinden onder aan deze pagina
  • een plattegrond op schaal van het terrein waar het evenement gehouden wordt
  • een veiligheidsplan
  • een draaiboek
  • gaat het om een vechtsportgala? Dan levert u bij de aanvraag ook een volledig ingevuld Bibob-formulier in

De aanvraag stuurt u per e-mail naar apv@heuvelrug.nl of per post naar gemeente Utrechtse Heuvelrug, Postbus 200, 3940 AE in Doorn.

Evenement aanmelden voor evenementenkalender

  1. Meld het evenement vóór 1 november aan voor de evenementenkalender met het formulier aanmelding evenementenkalender onderaan deze pagina
  2. In december stellen wij de evenementenkalender vast. Goedgekeurde evenementen staan op de evenementenkalender. Staat uw evenement er niet op? Dan nemen wij telefonisch contact met u op om te kijken wat eventueel wel mogelijk is
  3. Is uw evenement wel geplaatst? Dan ontvangt u een brief met daarin de aanvraagtermijn voor uw evenement

Hoe gaat het verder na de aanvraag?

Als wij uw vergunningsaanvraag hebben ontvangen controleren wij of de aanvraag compleet is. Is dit niet het geval dan vragen wij u de aanvraag aan te vullen. Een complete aanvraag toetsen wij aan de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Evenementen zijn onderverdeeld in categorie A, B of C. In welke categorie uw evenement valt, hangt onder andere af van de risico’s die het evenement met zich meebrengt. Bijvoorbeeld openbare orde, veiligheid, volksgezondheid, bescherming van het milieu, geluidsoverlast of verkeer.

  • Categorie A-evenement: heeft weinig impact op de openbare orde, de directe leefomgeving en het verkeer.
  • Categorie B-evenement: heeft een grote impact op de openbare orde, directe leefomgeving en het verkeer.
  • Categorie C-evenement: bij een C-evenement zijn er grote risico’s, is er een grote impact op de openbare orde, gaat het om een groter gebied dan de directe leefomgeving en zijn er regionale gevolgen voor het verkeer. Wij vragen bij een C-evenement ook advies aan verschillende adviseurs. Naar aanleiding van deze adviezen besluiten wij een vergunning wel of niet te verlenen.

Afhandeltermijn melding en evenementenvergunning

  • Categorie A-evenement: 8 weken
  • Categorie B-evenement: 12 weken
  • Categorie C-evenement: 14 weken

Alle termijnen kunnen eenmalig voor dezelfde periode verlengd worden. Wij brengen u hier op tijd van op de hoogte.

Wat zijn de kosten van een evenementenvergunning?

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning brengen wij kosten in rekening: leges. Per categorie is dat een ander bedrag.

  • Melding: gratis
  • Categorie A-evenement: € 90,80 in 2022
  • Categorie B-evenement: € 242,25 in 2022
  • Categorie C-evenement: € 1.211,18 in 2022
  • Bij een ingetrokken vergunningsaanvraag betaalt u 50% van het oorspronkelijke bedrag

Vrijstelling leges niet-commerciële evenementen

U kunt vrijstelling voor de leges krijgen als het gaat om evenement met een niet commercieel oogmerk. Georganiseerd door een non-profitorganisatie die in onze gemeente is gevestigd.

In de statuten van deze organisatie staat dan als doel van de organisatie: ‘activiteiten van maatschappelijke, sociale, liefdadige, godsdienstige, culturele aard ter bevordering van het algemeen belang'. Daarbij is het belangrijk dat deze activiteiten hoofdzakelijk worden gedaan door vrijwilligers.

Bezwaar maken

Bent u het niet eens met het besluit dan kunt u binnen 6 weken na het besluit bezwaar maken. Op de pagina Bezwaar maken staat meer informatie over dit onderwerp.

Foodtrucks

Ook als de foodtruck op uw eigen terrein wordt geplaatst kan dit niet zonder een incidentele standplaatsvergunning. Uw eigen terrein wordt immers vanaf een vaste, in de openbare en de openlucht gelegen plaats, door de plaatsing van een foodtruck, opengesteld voor publiek.

Incidentele standplaatsen zijn standplaatsen voor een korte tijd. De aanvrager kan zelf een voorstel voor een locatie doen. De vergunning is eenmalig geldig en mag maximaal twee dagen worden ingenomen. Incidentele standplaatsvergunningen worden per kwartaal eenmalig verleend voor de duur van maximaal twee dagen achtereen.

Het aanvragen van een standplaatsvergunning kan via het aanvraagformulier op de website van onze gemeente.

Straatfeest

Gaat u een straatfeest organiseren? U heeft geen vergunning nodig voor een straatfeest als u voldoet aan de voorwaarden voor een melding. De voorwaarden voor een melding vindt u bij de algemene informatie over melden. Wanneer u niet aan de voorwaarden voldoet is een melding niet genoeg. In dat geval vraagt u een evenementenvergunning aan.

Rommelmarkt

Wilt u een rommelmarkt organiseren die voor publiek toegankelijk is? Afhankelijk van de locatie moet u dit melden of een vergunning aanvragen.

Voor het laten horen van muziek of het verkopen van alcoholische dranken vraagt u een aparte vergunning of ontheffing aan.

Heeft u nog vragen?

Neem dan contact met ons op via apv@heuvelrug.nl of via (0343) 56 56 00.

Formulier melden kleinschalig evenement