Hulp en voorbeelden bij participatie
Op deze pagina staan hulp en voorbeelden om uw omgeving goed te informeren en te betrekken bij uw plan.
Heeft u een plan of initiatief? Dan heeft u niet alleen met de gemeente of andere overheden te maken. Het is ook belangrijk dat u praat met de buren en anderen die iets van uw plan gaan merken. Dat heet participatie. U vertelt uw buren en anderen over uw plan en vraagt naar hun zorgen, wensen of ideeën. Daarna kijkt u of en hoe u in uw plan rekening kunt houden met hun belangen. Bij uw vergunningaanvraag stuurt u hiervan een kort verslag mee.
Het is goed om de omgeving al vroeg te betrekken bij uw plan. Neemt u de ideeën en belangen van andere mensen en organisaties mee? Dan wordt het vaak een beter plan of heeft de omgeving meer begrip voor uw plan. Het zorgt bijvoorbeeld voor meer woon- en werkplezier in de buurt of wijk of levert minder hinder op voor omwonenden. Bovendien kan de overheid met een duidelijk beeld van alle belangen een goed besluit nemen. Soms is participatie verplicht.
Praktische tips vooraf
Misschien plant u een kleine verbouwing zoals een dakkapel, dakopbouw of erker. Of bereidt u juist een (middel)groot bouwinitiatief voor, zoals de bouw van een nieuwe woning, of het ombouwen van een kantoor naar woningen. Geen initiatief is hetzelfde.
Bij middelgrote tot grote bouwinitiatieven is het belangrijk de belanghebbenden al vroeg in het proces te betrekken bij uw plan. Ook bij kleine verbouwingen is het verstandig om de omgeving voordat u begint met uw verbouwing te informeren. Over mogelijke bouwoverlast als slooplawaai of een container in de straat. Wanneer mensen vooraf op de hoogte zijn, ervaren zij vaak minder overlast.
Bel even aan bij uw buren, zet het in de groepsapp, stuur een mail of doe een brief in de brievenbus. U kunt hen informeren over:
- wanneer de werkzaamheden starten
- op welke tijden de werkzaamheden plaatsvinden
- de globale planning of fases van de werkzaamheden
- de verwachte overlast. Bijvoorbeeld door stof, geluid (heien, slopen, bouwen), trillingen,
container op straat, werkverkeer, en mogelijk tijdelijke wegafsluiting - of er dixies geplaatst worden
- of er asbest verwijderd wordt
- of er sprake is van gevaarlijke stoffen
- wanneer je verwacht dat de werkzaamheden klaar zijn
En verder:
- Blijf met elkaar in gesprek. Informeer uw omgeving dus ook tussentijds actief, bijvoorbeeld over hoe ver het staat, wijzigingen van plannen, hoe lang het nog duurt et cetera
- Zorg er ook voor dat ze uw contactgegevens (uw telefoonnummer en mailadres) hebben, zodat ze u ook actief kunnen benaderen bij overlast of vragen
- Het kan zijn dat uw verbouwingsplannen lijken op die van de buren. Vraag hen eens hoe zij het hebben aangepakt. Misschien kunt u hiervan leren en bespaart u zo tijd, moeite en geld
- Is alles achter de rug? Bedank uw buren voor hun begrip of nodig hen uit om te komen kijken!
Voorbeeldbrief uitnodiging thuis
Bij een groter plan of als u dat prettig vindt kunt u ervoor kiezen om mensen uit te nodigen om hen mondeling te informeren. De Voorbeeldbrief uitnodiging thuis is een begin voor een uitnodiging. Op basis van uw eigen situatie en plannen kunt u schrappen, toevoegen of herschrijven.
Voorbeeldbrief omgeving informeren
Wilt u uw omgeving met een brief op de hoogte brengen? De Voorbeeldbrief om uw omgeving te informeren geeft u alvast een begin. Op basis van uw eigen situatie en plannen kunt u schrappen, toevoegen of herschrijven.
Hulpmiddelen voor het gesprek
Wilt u uw omgeving laten meedenken over of laten reageren op uw plannen? Dan kunnen verbeeldingen helpen om op een gestructureerde en leuke manier informatie op te halen en vast te leggen. Dan kunt u dit achteraf nog eens nalezen. Of maak er een foto van en stuur dat naar alle aanwezigen. U kunt de verbeeldingen op meerdere manieren gebruiken. Licht eerst uw plan toe en beantwoord eventuele vragen. Daarna haalt u reacties op. Daar zijn de verbeeldingen handig voor.
Reacties ophalen met verbeelding 1
Print Reacties ophalen verbeelding 1 groot uit en hang hem op. Zet bovenin de titel van uw plan. Bijvoorbeeld ‘bouw van een nieuwe woning’. Noteer in het midden de hoofdpunten van uw plan: werkzaamheden, planning, mogelijke overlast, enzovoort. Vraag elke aanwezige om zijn of haar reactie in een vakje te noteren: opschrijven of plak post its. Bespreek de reacties met elkaar en kijk hoe u daar rekening mee kunt houden in uw plan. Dit kunt u er eventueel bij schrijven.
Reacties ophalen met verbeelding 2
Print Reacties ophalen verbeelding 2 groot uit en hang hem op. Zet onderin de titel van uw plan. Bijvoorbeeld ‘bouw van een nieuwe woning’. Vraag elke aanwezige om zijn of haar reactie in een vakje te noteren: opschrijven of plak post its. Bespreek de reacties met elkaar. De hoofdpunten uit alle reacties noteert u in het midden. Schrijf erbij welke afspraken jullie maken.
Reacties ophalen met verbeelding 3
Print Reacties ophalen verbeelding 3 groot uit en hang hem op. Zet bovenin de titel van uw plan. Bijvoorbeeld ‘bouw van een nieuwe woning’. Vraag de aanwezigen om in het groene vlak te noteren waar ze positief over zijn, in het oranje vlak waar ze vragen over hebben en in het rode vlak waar ze zich zorgen over maken. Schrijf dit op of plak post its. Bespreek de reacties met elkaar. Welke vragen zijn er nog? Welke zorgen leven er? Welke afspraken kunnen jullie daarover maken?
U kunt ook iedereen een eigen formulier laten invullen. Eventueel anoniem. U verzamelt de formulieren en bekijkt de reacties.
Een kaart door de brievenbus
Wilt u uw buren kort en bondig informeren? Wie weet komen de kaartjes ‘Wij gaan verbouwen’, ‘Sorry voor de overlast’ of ‘Het klussen is klaar’ van pas.
Raamposter Wij Verbouwen
Met de raamposter Wij Verbouwen ziet iedereen die voorbij loopt dat u aan het verbouwen bent.